ACTA CONSTITUTIVA DEL SUBEQUIPO DE LIDERAZGO DE PROTECCIÓN AMBIENTAL DE PEMEX REFINACIÓN

Reglas de Operación del Subequipo de Liderazgo de Protección Ambiental de Pemex Refinación.

1.       OBJETO DEL SUBEQUIPO.

Contribuir a la mejora del desempeño ambiental de PEMEX Refinación, mediante la aplicación de las directrices emitidas por el Subequipo de Liderazgo Directivo de Protección Ambiental de PEMEX (SLDPA) para dar cumplimiento a la Política, el logro de los objetivos ambientales de PEMEX Refinación, alineados con los objetivos corporativos  y la implantación, mantenimiento y mejora del Subsistema de Administración Ambiental, como herramienta para tal fin.

2.       INTEGRANTES.

Con base en el modelo de gestión por procesos, la designación de los miembros del Subequipo es en función del puesto de trabajo (línea de mando) o de la responsabilidad asignada y no es de carácter personal.

Los integrantes están obligados a presentar en el seno del Subequipo, toda la información que se requiera para el adecuado análisis y discusión de los asuntos que se aborden en las sesiones correspondientes.

3.       FUNCIONES DEL SUBEQUIPO.

3.1 Implementar las directrices emitidas por el Subequipo de Liderazgo Directivo de Protección Ambiental de PEMEX o del Equipo de Liderazgo Directivo de Seguridad, Salud y Protección Ambiental de PEMEX Refinación para la implantación, mantenimiento y mejora del SAA en el marco del Sistema PEMEX SSPA, con la finalidad de mejorar el desempeño ambiental de los Centros de Trabajo.

3.2 Proponer y validar las acciones preventivas y correctivas que aseguren, el cumplimiento de los programas de implantación del Subsistema de Administración Ambiental, orientados a la mejora del desempeño ambiental de PEMEX Refinación.

3.3 Evaluar el funcionamiento de los Subequipos de Liderazgo de Protección Ambiental de las Subdirecciones de PEMEX Refinación, en relación con los objetivos y acuerdos generados por este Subequipo.

3.4 Implantar y dar seguimiento a los indicadores a nivel estratégico-táctico, para evaluar tanto la implantación, mantenimiento y mejora del Subsistema de Administración Ambiental, como su desempeño ambiental.

3.5 Informar a la alta dirección sobre los avances en el proceso de implantación, mantenimiento y mejora del Subsistema Administración Ambiental en el marco del PEMEX-SSPA, así como de sus resultados, reflejados en el desempeño ambiental de PEMEX Refinación.

3.6 Apoyar en la gestión para la obtención de los recursos financieros, técnicos, tecnológicos y capital humano, necesarios para implantar mantener y mejorar el Subsistema de Administración Ambiental, así como para mejorar el desempeño ambiental de la Organización.

3.7 Identificar y proponer al SLDPA, las iniciativas de mejora al macroproceso de SSPA en su parte Ambiental, detectadas en PEMEX Refinación para su consideración y de proceder, canalizarlas a la CAISSPA.

3.8 Proponer directrices y promover acciones que permitan la integración y aplicación de los elementos comunes de los Subsistemas SAA, SAST, SASP y 12 Mejores Prácticas Internacionales de Petróleos Mexicanos, a la solución de la problemática de las Unidades de Implantación.

3.9 Incorporar las funciones que sean necesarias para el cumplimiento de su objetivo, siempre y cuando estén dentro de su ámbito de responsabilidad.

4.       RESPONSABILIDADES.

Del Presidente

4.1 Dirigir y asegurar el desarrollo de las funciones del Subequipo, observando  permanentemente la visión y estrategias establecidas por el SLDPA, y en su caso, por el Equipo de Liderazgo de Seguridad, Salud y Protección Ambiental (ELSSPA) de PEMEX Refinación.

4.2  Designar a su suplente, que lo representará en caso de ausencia.

4.3  Designar al Secretario Técnico del Subequipo.

4.4  Presidir, orientar y conducir las sesiones.

4.5 Proponer y formalizar el calendario de las sesiones de trabajo e instruir al Secretario para convocar a las mismas.

4.6 Autorizar la orden del día y los asuntos que correspondan para las sesiones de trabajo.

4.7 Solicitar a los Vocales que informen en el foro del Subequipo sobre el comportamiento del Subsistema de Administración Ambiental en su ámbito de competencia y los resultados de su desempeño ambiental, con el propósito de identificar áreas de oportunidad.

4.8 Proponer y formalizar la creación de redes de especialistas o equipos de trabajo para actividades específicas emanadas de este Subequipo.

4.9 Solicitar la participación de especialistas y funcionarios que, en beneficio de la gestión ambiental, deban participar como invitados en determinadas sesiones del Subequipo o en las redes de especialistas o equipos de trabajo referidos en el numeral anterior.

4.10 Determinar como suficientemente discutidos los asuntos tratados.

4.11 Emitir voto para la adopción de acuerdos y resoluciones.

4.12 Emitir voto de calidad para resolver, en caso de empate, los asuntos sometidos a la aprobación del Subequipo.

4.13 Firmar las minutas de las sesiones a las que hubiese asistido, así como de todos aquellos documentos, resoluciones, actas y acuerdos adoptados por el Subequipo.

4.14 Poner a consideración del ELSSPA de PEMEX Refinación, las  recomendaciones de mejora emitidas por el Subequipo que requieran autorización para su implantación en PEMEX Refinación.

Del Coordinador Ejecutivo

4.15 Designar a su suplente, que lo representará en caso de ausencia.

4.16 Asesorar al Presidente y al Subequipo sobre las estrategias a seguir para el efectivo cumplimiento de los objetivos propuestos.

4.17 Actuar como moderador en el desarrollo de las sesiones.

4.18 Emitir su voto para la adopción de acuerdos y resoluciones.

4.19 Firmar las minutas de las sesiones a las que hubiese asistido, así como de todos aquellos documentos, resoluciones, actas y acuerdos adoptados por el Subequipo.

Del Secretario Técnico

4.20  Designar a su suplente, que lo representará en caso de ausencia.

4.21  Elaborar la propuesta del calendario de sesiones ordinarias.

4.22 Preparar el orden del día de las sesiones y previa autorización del Presidente, convocar a las mismas remitiendo la convocatoria, copia de la minuta de la sesión anterior, así como la información y documentación necesaria para el desahogo de los asuntos incluidos en el orden del día.

4.23 Someter a la consideración del Presidente la incorporación en el orden del día, de los asuntos propuestos por los miembros del Subequipo, siempre y cuando, los remitan con al menos tres días hábiles de anticipación y se respalden con la documentación necesaria para su inclusión.

4.24 Gestionar ante las instancias correspondientes los medios necesarios para el desarrollo de las sesiones.

4.25 Llevar el control de asistencia mediante la firma de los asistentes en la lista y verificar la existencia del quórum necesario para sesionar.

4.26 Llevar a cabo el escrutinio de las decisiones por votación.

4.27 Difundir los resultados con el acuerdo previo del Subequipo conforme a las indicaciones del Presidente.

4.28 Elaborar la minuta, resoluciones y documentos de trabajo, los cuales deberán especificar los acuerdos adoptados y los compromisos contraídos, los responsables de su ejecución y las fechas compromiso para su cumplimiento, enviando copia de los mismos a todos los integrantes del Subequipo.

4.29 Una vez aprobada la minuta en la sesión correspondiente, recabar las firmas de los integrantes del Subequipo.

4.30 Coordinar la información que remitan los equipos de trabajo constituidos, así como dar seguimiento a los trabajos encomendados a los mismos.

4.31 Dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos adoptados, así como de los compromisos adquiridos, llevar su registro y el archivo de los mismos.

4.32 Elaborar, difundir y mantener actualizado el directorio de los miembros del Subequipo.

4.33 Conservar debidamente clasificada la documentación y minutas que se generen como resultado de la operación del Subequipo cuando menos, por un período de cinco años, posteriores a su disolución.

4.34 Generar los informes de trabajo del Subequipo de acuerdo con la periodicidad definida por el Presidente.

4.35 Desarrollar aquellas otras funciones que le sean encomendadas por el Presidente.

De los Vocales

4.36 Fungir como enlace entre el Subequipo de Liderazgo de Protección Ambiental de PEMEX Refinación y el Subequipo de Protección Ambiental de la línea de negocio.

4.37 Participar invariablemente en las sesiones que se celebren, manifestando sus puntos de vista acerca de los asuntos planteados, proponiendo soluciones y aportando la información documental que le sea requerida para el sustento y mejor desahogo de los asuntos.

4.38 Designar a su suplente, que lo representará en caso de ausencia por causa justificada.

4.39 Informar sobre los avances de la implantación, mantenimiento y mejora del Subsistema de Administración Ambiental, así como del desempeño ambiental de la línea de negocio.

4.40     Plantear propuestas de mejora para el proceso de implantación y mantenimiento del Subsistema de Administración Ambiental con la finalidad de mejorar el desempeño ambiental en los Centros de Trabajo.

4.41 Potenciar la mejora de la implantación y del desempeño ambiental, a través de compartir las mejores prácticas de los Subequipos de Protección Ambiental de las líneas de negocios mediante su análisis en el seno de éste Subequipo.

4.42 Realizar las acciones necesarias, en el ámbito de su responsabilidad, para el cumplimiento de los acuerdos del Subequipo.

4.43 Solicitar al Presidente la celebración de sesiones extraordinarias que considere necesarias.

4.44 Proponer al Presidente, los especialistas y funcionarios que deban participar como invitados en determinadas sesiones del Subequipo o en los diversos equipos de trabajo o redes de especialistas que se integren.

4.45 Realizar aquellas otras funciones que le sean encomendadas por el Presidente del Subequipo.

4.46 Emitir su voto para la adopción de acuerdos y resoluciones.

4.47 Firmar la lista de asistencia, así como la minuta correspondiente a las sesiones a las cuales hubiese asistido.

4.48 Proponer al Secretario, por lo menos con cinco días hábiles de anticipación a la realización de cada sesión, temas o asuntos que se considere deban ser incluidos en el orden del día, acompañados en su caso, de la información y documentación necesaria.

4.49     Comunicar en su Subequipo de liderazgo de Protección Ambiental, los acuerdos y decisiones que se definan en el Subequipo de Liderazgo de Protección Ambiental de PEMEX Refinación.

De los Asesores e Invitados

4.50 Asistir a las sesiones con voz pero sin voto.

4.51 Apoyar al Subequipo con sus opiniones técnicas, en relación al proceso de implantación, mantenimiento y mejora del Subsistema, orientadas a la mejora del desempeño ambiental.

4.52 Firmar la lista de asistencia en las que conste su participación.

5.       DE LA SUPLENCIA.

5.1 Cada miembro propietario deberá designar, por escrito, un suplente. El suplente mantendrá los derechos y obligaciones de su representado y deberá tener al menos el nivel jerárquico inmediato inferior del mismo. Se consideran como miembros propietarios en el Subequipo al Presidente, Secretario, Vocales y Asesores.

5.2 En caso de ausencia justificada de un miembro propietario, sólo podrá participar en las sesiones del Subequipo de Liderazgo de Protección Ambiental de PEMEX Refinación, el suplente designado, quien asumirá las responsabilidades de su representado.

5.3    De generarse dos ausencias consecutivas de un Vocal propietario, un asesor, o el Coordinador Ejecutivo del Subequipo, el presidente deberá comunicarlo por escrito al SLDPA, y en su caso al Equipo de Liderazgo Directivo de Seguridad, Salud y Protección Ambiental (ELDSSPA) de PEMEX Refinación para que se actúe en consecuencia.

6.       OPERACIÓN DEL SUBEQUIPO EN SESIONES ORDINARIAS.

6.1 En la primera sesión del año el Presidente propondrá un plan de trabajo, el cual será revisado durante la misma por todos sus miembros y deberá ser aprobado en la segunda sesión.

6.2 En la primera sesión del año, el Presidente propondrá el calendario de sesiones ordinarias las cuales se celebrarán preferentemente una vez al mes. Dicha propuesta será acordada en esta sesión.

6.3 Las sesiones serán convocadas por el Secretario con al menos cinco días hábiles de anticipación a la sesión y conducidas por el Presidente; con la asistencia de sus miembros y en su caso, los invitados especiales.

6.4 El quórum requerido para sesionar, deberá integrarse por la mitad más uno de sus miembros propietarios con derecho a voto.

6.5 Los temas a tratar en cada sesión, estarán previstos en la orden del día y deberán corresponder a los grandes temas planteados en el Objeto de la conformación del Subequipo, a saber: La implantación del Subsistema de Administración Ambiental en el marco del PEMEX-SSPA, el cumplimiento de los objetivos de la organización en materia ambiental y mejoras al proceso, con la finalidad de impactar favorablemente el desempeño ambiental de la organización.

6.6 Las convocatorias para celebrar sesiones ordinarias deberán realizarse por escrito y deberán ir acompañadas como mínimo de los siguientes documentos:

a)    Orden del Día

b)    Minuta de la sesión anterior

c)    Seguimiento de acuerdos

d)    Documentación necesaria para el desahogo de los temas de la sesión

6.7 El Presidente del Subequipo conducirá la reunión de acuerdo a la orden del día, el Coordinador Ejecutivo establecerá cuando se considerarán suficientemente desahogados los temas de la orden del día, considerando los tiempos establecidos en la misma y a partir de ese momento se iniciará el proceso de votación, en el entendido de que los acuerdos adoptados, se aplicarán en PEMEX Refinación en el término que se acuerde para cada caso.

6.8 El Presidente, el Coordinador Ejecutivo y los Vocales participarán con voz y voto en las sesiones.

6.9 Los Asesores, Invitados y el Secretario del Subequipo participarán en las sesiones con voz y sin voto.

6.10 Cualquier Vocal podrá proponer la participación de invitados especiales conciliando la decisión con el Presidente del Subequipo.

6.11 Cuando la sesión no pudiera celebrarse el día señalado, el Secretario coordinará una segunda convocatoria, la cual será remitida a los miembros del Subequipo con tres días de anticipación como mínimo. Causas consideradas para la reprogramación de sesiones:

a)    Cuando no se integre el quórum mínimo requerido para sesionar

b)    Por ausencia del Presidente y de su Suplente

6.12 Los acuerdos del Subequipo, se adoptarán por mayoría de votos de sus miembros propietarios con derecho a voto. En caso de empate, el Presidente tiene el voto de calidad.

7. OPERACIÓN DEL SUBEQUIPO EN SESIONES EXTRAORDINARIAS.

7.1 El Subequipo podrá celebrar sesiones extraordinarias en los siguientes casos:

a)    Cuando se presenten desviaciones, ya sea en el proceso de implantación y mantenimiento del Subsistema de Administración Ambiental o en algún indicador del desempeño ambiental, que requieran su reorientación o atención urgente.

b)    Cuando durante alguna sesión ordinaria no se hubieran cubierto en su totalidad los objetivos planteados para la misma.

c)     Cuando el ELSSPA de PEMEX Refinación y/o SLDPA formulen nuevos objetivos o alcances que impacten el Subequipo de Liderazgo de Protección Ambiental de PEMEX Refinación, no considerados previamente y que deban ser tratados con prioridad.

d)    Cuando la urgencia o importancia de algún caso lo amerite.

7.2    Tratándose de sesiones extraordinarias, las convocatorias se harán por lo menos con tres días hábiles de anticipación y deberán ir acompañadas por la Orden del Día y la documentación correspondiente a los asuntos a tratar.

7.3 En ausencia del Presidente y de su Suplente, no podrá celebrarse la sesión extraordinaria.

7.4 Las sesiones se desarrollaran conforme a lo establecido en el numeral 6, “Operación del Subequipo en Sesiones Ordinarias”.

8.       DE LA DISOLUCIÓN.

8.1 Una vez alcanzados los objetivos del Subequipo para lo cual fue creado, éste será disuelto por acuerdo del ELSSPA. Para tal efecto, el Secretario deberá Integrar los expedientes que correspondan, conteniendo:

a)    Los estudios y trabajos desarrollados.

b)    Relación de archivos.

c)    Acuerdos adoptados y el seguimiento de su cumplimiento.

d)    Las minutas de las sesiones y las listas de asistencia.

e)    Los nombramientos.

f)      Directorio de participantes.

g)    Otros asuntos que se consideren relevantes a juicio del Subequipo.

8.2 Elaborar un Acta de Disolución, incluyendo una evaluación general sobre la actuación y cumplimiento de los objetivos por parte del Subequipo de Liderazgo de Protección Ambiental de PEMEX Refinación, misma que deberá ser suscrita por el Presidente y por los Vocales propietarios.

8.3 El Secretario o la Unidad Administrativa que se determine deberá conservar cuando menos por un periodo de cinco años, los expedientes antes mencionados.